Тайм-менеджмент

9 секретов тайм-менеджмента для предпринимателей

Ключевая идея тайм-менеджмента - научиться отделять задачи и действия высокой ценности от тех, которые не приносят результата.

Предприниматель - центральная фигура компании. Он должен следить за всем - планирование, стратегия, продажи, маркетинг. От такого количества информации голова идет кругом. Скапливается огромное количество дел, которые нужно решать; сроки поджимают, а личная жизнь отходит на второй план.

У каждого человека есть 24 часа в сутки. Если вам категорически не хватает времени, возникает закономерный вопрос - правильно ли вы управляете своим временем? Ответить на этот вопрос поможет технология под названием тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент - это определенная технология организации времени.

Ключевая идея тайм-менеджмента - научиться отделять задачи и действия высокой ценности от тех, которые не приносят результата. Успешный предприниматель генерирует цепь последствий от своих действий. Не успешный - сотрясает воздух.

Плюсы использования тайм-менеджмента

Изучив тайм-менеджмент и применив его на практике, Вы сможете:

  • Намного быстрее достигать поставленных целей
  • Высвободить время на отдых и личную жизнь
  • Выполнять больше дел, приводящих к результату
  • Избавитесь от хронической усталости и стресса

Ниже приведены 9 секретов тайм-менеджмента, которые помогут Вам правильно организовать свое время.

Декомпозируйте цели правильно

Итак, вы поставили перед собой цель. Она - масштабная. Чтобы ее достичь, нужно разбить (декомпозировать) ее на мелкие задачи.

Разделите их на год, месяц и день. Это позволит одновременно видеть общую и частную картину дел. При составлении конкретных задач, воспользуйтесь технологией SMART. Она гласит, что цель должна быть:

  • конкретной (1 задача = 1 результат)
  • измеримой (в чем будет измеряться результат?)
  • достижимой (возможно ли вообще достигнуть цели?)
  • актуальной (выполнение задачи действительно поможет достичь цели?)
  • ограниченной по времени (когда будет достигнута цель?)

Чтобы освободить голову и не думать о том,что Вы забыли сделать, записывайте всё на бумаге или в электронных планировщиках. Самые популярные из них:

  • Trello - помощник для создания командных задач. Отлично подойдет для небольших компаний и стартапов;
  • Todoist - планировщик дел. Подойдет для четкой организации планов как для личного пользования, так и для крупных организаций;
  • Jira - система управления задачами и проектами. Подойдет крупным и средним по величине компаниям;

Приоритет на задачах, которые принесут прибыль

Как только у Вас на руках появится список задач, не спешите переходить к их выполнению. Сократите список дел до самых важных. Смело вычеркивайте вещи из серии “а прикольно было бы если..” и “можно было бы сделать..”. В 90% случаев такие установки не принесут существенного результата, а время и деньги будут потрачены.

Решайте сложные задачи в первую очередь

Природа человека такова, что почти всегда идет по пути наименьшего сопротивления. Мы склонны начинать с самых легких дел, оставляя тяжелые и не самые приятные на потом. Откажитесь от этого метода. Всегда решайте сложные задачи в начале дня.

Для такого подхода есть 2 причины:

  • в начале дня вы сосредоточены и полны энергии
  • сложные задания, как правило, являются самыми важными

К тому же, сделав сложные задачи за полдня, вы почувствуете удовлетворение — еще бы, день не закончился, а самое главное уже сделано.

Техника “15 минут”

Наш мозг, в силу его природной ленивости, часто отказывается делать сложные или долгосрочные дела. Воспользуйтесь следующим лайфхаком - скажите самому себе, что вы потратите на выполнение дел не 3-4 часа, а всего 15 минут. Очень часто это срабатывает: 15 минут хватит, чтобы влиться в ритм и погрузиться в работу, доделав ее в итоге до конца.

Откажитесь от многозадачности

Многие люди считают, что, одновременно выполняя несколько задач, можно добиться большей эффективности. Исследования ученых из Института мозга будущего при Оксфорде доказали, что всё совершенно не так. Наш мозг не приспособлен к многозадачности. При выполнении сразу нескольких дел, он судорожно пытается переключиться от одной задачи к другой.

Последствия от такого переключения:

  • IQ снижается на 10%
  • ухудшается обучаемость
  • замедляется реакция
  • снижается концентрация
  • ухудшается продуктивность
  • повышается утомляемость и общий уровень стресса

Это касается и других отвлекающих факторов : проверка почты, чаты и уведомлений мобильного телефона.

Перестаньте быть заложником информации

Важный элемент предпринимательской деятельности - изучение новой информации, ее анализ и применение на практике. В информационную эпоху, когда практически любые знания можно получить мгновенно, есть вероятность попасть в ловушку постоянного обучения.

Решая конкретный вопрос, вы невольно можете погрузиться в его изучение, которое затянется на несколько часов, а может и дней.

Когда вы применяете информацию на практике, она превращается в знания, которые запоминаются надолго. У человека, который потребляет слишком много информации, просто не остается времени на ее применение. Отсюда вытекает эффект занятости - вы чем то заняты, но в реальности эта занятость никак не влияет на результаты.

Умерьте перфекционизм

Когда вы применяете информацию на практике, она превращается в знания, которые запоминаются надолго. У человека, который потребляет слишком много информации, просто не остается времени на ее применение.Отсюда вытекает эффект занятости - вы чем то заняты, но в реальности эта занятость никак не влияет на результаты.

В любом бизнесе есть сроки, и они ограничены. Работая над одной задачей больше чем нужно, Вы рискуете другими важными поручениями, которые будут выполнены посредственно или вовсе не выполнены.

Определите срок выполнения задачи и критерии, по которым вы сможете понять, что она выполнена хорошо. После выполнения - переходите к следующей.

Автоматизируйте рутинные задачи

Рутинные процессы можно поручить сотрудникам, а некоторые из них можно вовсе автоматизировать с помощью специальных программ. Если вы выполняете какое-то однотипное действие больше 3-х раз, задумайтесь над его автоматизацией.

Например, внедрите в компанию CRM систему, которая автоматически закроет ряд рутинных вопросов и сэкономит ваши силы и время.

Ограничьте количество хронофагов

Хронофаги (поглотители времени) - любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от основного вида деятельности

Хронофагами могут быть:

  • бизнес партнеры с бесконечными обсуждениями
  • коллеги с разговорами о досуге
  • заказчики с пустыми разговорами, любящие поболтать
  • интернет, телефон, мессенджеры, соц. сети

Если вы не хотите тратить свое время впустую,то Вам надо ограничить связь. Закройте почту, Instagram, Вконтакте и новостные сайты. Выключите на время телефон.

Но лучше телефон вовсе убрать из зоны видимости, так как подсознательно хочется посмотреть, не пришло ли новое уведомление и не выложил ли кто-то новую фотку.

Разговоры в курилке, обсуждение идей или планов, совещания ради совещаний. Оставьте это на потом. Сначала сделайте все свои задачи высокой ценности.

Всегда устанавливайте дедлайны

Дедлайн (deadline) - крайний срок выполнения поставленных задач

Многие недооценивают важность дедлайнов. Дедлайн - это ориентир. При срыве сроков он работает как будильник, от которого вы проснетесь и ускорите свою работу.

Однако бывают ситуации, в которых Вам не удается выполнить свои цели в срок. Не стоит категорично винить себя за это. Как ни парадоксально, такое давление будет только мешать быть организованным и эффективным.

Самым правильным решением будет перенести дедлайн или подумать, имеет ли поставленная цель прежнюю актуальность.

поделиться